En un centro de estética casi nadie viene una sola vez. La mayoría de tratamientos, depilación láser, radiofrecuencia, manicura mensual, drenaje linfático, se venden por paquetes de 5, 10 o 12 sesiones. Y ahí empieza el lío: ¿quién lleva el conteo? ¿Quién avisa cuando se acaban? ¿Cuándo facturas el bono completo, ahora o al usarlo?
La mayoría de centros lo lleva en un Excel paralelo o en una libreta que se queda en recepción. Y eso funciona, hasta que un día se te pierde una sesión, una clienta jura que pagó por 8 cuando habían sido 6, y nadie lo puede demostrar. La conversación es incómoda y el centro pierde dinero o pierde a la clienta.
El problema, en cristiano
Si llevas un centro de estética solo o con 2-3 cabinas, probablemente reconozcas alguna de estas situaciones:
- Una clienta viene y dice "me queda una sesión, ¿no?", y tienes que mirar tu cuaderno, su ficha en papel o un Excel.
- Una clienta compra un bono en enero, no aparece hasta junio y cuando vuelve está convencida de que le quedan 8 sesiones cuando le quedan 4.
- El bono ya está pagado pero las sesiones siguen activas seis meses después, y eso te complica el IVA del trimestre.
- Las propinas, los productos extra y los packs van en cabeza, y al final del mes no sabes quién facturó qué.
Estos cuatro problemas tienen el mismo origen: el bono no es una entidad propia en tu sistema. Es una nota a parte y una promesa entre tú y la clienta.
Cómo estructurar un bono que se autogestiona
La clave es tratar el bono como una entidad con vida propia, no como sesiones sueltas. Cuando una clienta compra un bono de 10 sesiones de láser, configuras:
- Precio del bono, con su % de IVA específico (servicios estéticos van al 21% salvo excepciones de salud).
- Contador de sesiones restantes, descuenta una cada vez que la clienta viene y se hace el tratamiento.
- Caducidad clara, lo recomendable son 12 meses desde la compra. Sin caducidad, el bono se queda flotando.
- Aviso automático cuando quedan 2 sesiones, "Te quedan 2 sesiones, ¿renovamos el bono?".
El aviso cuando quedan 2 sesiones, no 1 ni 0, es lo que más renovaciones genera. La clienta aún tiene una sesión por venir, y mentalmente todavía está dentro del tratamiento. En 0 sesiones, ya ha "terminado" y cuesta el doble retomarla.
Caducidad y avisos sin pesadez
Una caducidad clara no es para echar a nadie. Es para proteger a la clienta de perder su dinero y a ti de cargar bonos zombi durante años. La regla:
Aviso a 3 meses de caducidad
Mensaje suave por WhatsApp: "Hola María, tu bono de láser caduca en septiembre. Aún te quedan 4 sesiones, ¿quieres que reservemos un par este mes?". Sin presión, solo recordatorio.
Aviso a 1 mes de caducidad
Más concreto: "Tu bono caduca el 18. Te quedan 4 sesiones y podemos cuadrar 2 esta semana y 2 la siguiente, ¿qué horarios te van?". Aquí ofreces hueco activamente.
Si caduca igual
No lo extiendas por defecto. Eso enseña a la clienta que las caducidades no se respetan. Hazlo en casos excepcionales (baja médica, embarazo, etc.) y con condiciones (que renueve otro bono).
"Antes perdíamos bonos por descuido y la clienta se iba enfadada. Ahora el sistema avisa antes y casi todas renuevan."
Facturación del paquete: ¿ahora o luego?
Aquí hay una decisión fiscal importante: ¿facturas el bono entero al cobrarlo o vas facturando sesión a sesión?
- Bono entero al comprar: una sola factura, IVA repercutido en el trimestre del cobro. Más limpio contablemente, peor si el bono se queda largo en el tiempo.
- Factura por sesión usada: contabilidad más fina pero más facturas, y un anticipo en tu cuenta que técnicamente es ingreso pendiente de servicio.
Para el 90% de los centros, lo recomendable es facturar el bono entero en la compra. Si quieres ser purista contable, configúralo como anticipo y emite factura por sesión, pero suma trabajo a tu gestoría.
| Tipo de venta | Cobro | Factura |
|---|---|---|
| Sesión suelta | Al acabar | Por sesión |
| Bono 5/10 sesiones | Al comprar | 1 factura del bono entero |
| Mensualidad recurrente | Cada mes | Mensual automática |
Mensualidades recurrentes sin papel
Si tu centro tiene clientas fijas (depilación láser de mantenimiento, manicura mensual), las mensualidades funcionan distinto. El cargo se renueva solo cada mes, la clienta no tiene que comprar nada, simplemente viene y le pasas el servicio. Esto requiere:
- Una pasarela de pago con cobro recurrente (Stripe o Bizum si tu pasarela lo soporta).
- Una cláusula clara en el alta del cliente: "Cobramos el día 1 de cada mes; cancelas cuando quieras con 5 días de aviso".
- Un sistema que te avise si un cobro falla (tarjeta caducada, fondos insuficientes), para reactivar antes de la siguiente cita.
Caso real: Lucía, Chamberí
Lucía gestiona un centro de estética de 3 cabinas en Chamberí, 4 trabajadoras. Vendían 40-50 bonos al mes y llevaban el control en tres sitios: el TPV, una libreta de bonos y un Excel mensual. Cada trimestre, su gestora se volvía loca cuadrando.
Después de 4 meses con el sistema integrado:
- Tiempo de admin a la semana: de 4h a 40 minutos
- Bonos perdidos por caducidad sin avisar: de 6 al mes a 0 al mes
- Renovaciones de bono: +34% gracias al aviso automático en 2 sesiones
- Mensualidades activas: 0 antes, 28 después, con un ingreso recurrente fijo de unos 1.400€/mes
Y lo más importante: las conversaciones incómodas con clientas por sesiones que faltaban se acabaron. Todo queda registrado, con fecha y firma, y la confianza con la clienta crece.