Antes de pelear contra las cancelaciones de último minuto, ponles número. Sin un dato, vas a ciegas: no sabes si tienes un problema pequeño o uno que te está comiendo el mes, ni si lo que pruebas funciona. La buena noticia es que medirlo es muy fácil.
Qué cuenta como "cita caída"
Conviene separar dos cosas que no son iguales:
- Plantón (no-show): no aparece y no avisa. El peor, porque no te da margen para llenar el hueco.
- Cancelación de última hora: avisa, pero tan tarde que ya no llenas el hueco.
Las dos te dejan la silla vacía, así que para medir el impacto en tu caja cuéntalas juntas. Para decidir qué hacer, sepáralas: los plantones piden señal; las cancelaciones tardías piden recordatorios y política clara.
Qué porcentaje es "normal"
Aquí toca ser honestos: no hay una cifra oficial del sector, y cualquiera que te dé un número exacto se lo está inventando. Varía muchísimo según la zona, el tipo de servicio y, sobre todo, si ya mandas recordatorios o no. Por eso el único número que te sirve es el tuyo.
Cómo calcular el tuyo
La fórmula es de regla de tres. Durante dos semanas, apunta dos cosas: citas totales y citas que se cayeron (plantón + cancelación tardía). Luego:
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Citas en 2 semanas | 120 |
| Citas caídas | 9 |
| % de caídas | 9 ÷ 120 = 7,5 % |
| Coste (ticket 35 €) | 9 × 35 = 315 € en 2 semanas |
Ese último número —lo que te cuesta en euros— es el que de verdad mueve a hacer algo. Multiplícalo por el año y deja de parecer "un par de huecos sueltos".
Qué hacer con el dato
Una vez tienes tu cifra, el dato deja de ser un número y se vuelve un plan:
- Mira quién te falla. Si son siempre los mismos, ya sabes a quién pedir señal.
- Mira cuándo. Si se concentran en huecos de tarde o en servicios largos, ahí pones la atención.
- Activa recordatorios con confirmación y vuelve a medir a las dos semanas. Así sabes si funciona.
Medirlo sin Excel
Llevar esto a mano en una libreta funciona para empezar, pero se abandona rápido. Con Con Motivo Citas el dato sale solo: cada cita queda registrada con su estado (vino, no vino, canceló), y ves tu porcentaje y a quién le pasa más sin sumar nada a final de mes.